Rabu, 05 Mei 2010

tugas sekretaris


arti Sekretariat
& Administrasi Kesekretariatan
Administrasi dan Kesekretariatan

Pada setiap organisasi baik yang berbentuk perusahaan swasta, pemerintah maupun sosial, dalam upaya mencapai tujuan secara berhasil dan berdaya guna, memerlukan adanya pembagian tugas, pelimpahan wewenang, rincian tugas individu yang terlihat dalam organisasi, sehubungan dengan hal tersebut, diperlukan seorang pimpinan yang berfungsi memimpin kelompok orang-orang yang tergabung dalam orgnisasi, agar kegiatan setiap orang dalam bekerja sama dapat lebih terarah sesuai dengan tujuan.

Salah satu prasarana yang tidak kalah pentingnya dengan prasarana lainnya adalah terdapatnya suatu kantor yang mampu menyediakan informasi yang benar berdasarkan fakta dan dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan usahanya serta membuat keputusan

Setiap keputuasan yang telah diambil atau ditetapkan dalam suatu organisasi perlu dicatat dan disimpan dengan baik sebagai sebuah pembuktian lebih lanjut.

Ruang lingkup pekerjaan pada organisasi yang sangat luas mengakibatkan tidak mungkinnya pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh satu orang pegawai atau sekelompok kecil pegawai. Sehubungan dengan hal tersebut, kemungkinan terdapat sekelompok staff, yang diantaranya adalah Sekretaris dan para pembantunya yang melaksanakan kegiatan bantuan, atau rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok, sehingga timbul satuan organisasi yang dinamakan “Sekretariat”

Dalam setiap rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu, pada umumnya terdiri dari proses pengerjaan dan proses penyelengaraan yang meliputi: Ketatalaksanaan, kepegaiawan, perbekalan, keuangan dan hubungan serta unsur-unsur yang terpadu dalam organisasi


Bidang kegiatan
organisasi
Kegiatan substantif adalah bidang tugas pokok, yaitu tugas operasional organisasi
Bidang Administratif adalah bidang penunjang terhadap pelaksanaan tugas pokok.


Kesekretariatan
Kegiatan dan tata kerjanya. segala kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat.

Kesekretariatan menurut Webster dalam bukunya New Word Dictionary
1. The Office or position of secretary (kantor atau kedudukan seorang sekretaris)
2. The office or place where a secretary does his work (Kantor atau di mana seorang skeretaris melakukan pekerjaanya)
3. A staff or departement headed by a secretary (pegawai atau satuan organisasi yang dipimpin oleh seorang sekretaris)
4. A staff or group of secretary (Pegawai atau sekelompok sekretaris)


Sekretariat

Tempat sekretaris bertugas, kemudian berkembang menjadi satuan oragnisasi di mana sekretaris melakukan tugas dalam bidang perkantoran.
Sekretariat
Adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya, yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan oraganiasai dicapai dengan lebih lancar.

Administrasi
Kesekretariatan

Fungsi sekretariat
Adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran tujuan
organisasi.

adalah sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat
sekretaris dan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugs pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lebih lancar.

Tujuan administrasi Kesekretariatan

Fungsi Administrasi Kesekretariatan
Administrasi kesekretariatan mempunyai tujuan antara lain :
Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.
Mengamankan rahasia perusahaan/organisasi
Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen (Fungsi manajemen menurut G.R Terry terdiri dari Planning, Organizing, actuating, Controlling)

1. Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
Hasil pencatatan yang harus dilakukan menurut suatu system
Yang ditentukan,digunakan sebagai alat pertanggungjawaban
dan sebagai sumber informasi. Pencatatan perlu dilakukan
dengan tepat guna dan tepat waktu.
2. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan
3. Sebagai alat komunikasi prusahaan/organisasi
4. Sebagai pusat dokumentasi

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa kegiatan yang diselenggarakan oleh sekretaris organisasi, khususnya adalah penunjang terhadap pekerjaan pokok, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien

Ruang
lingkup kegiatan sekretariat
Pada umumnya kegiatan sekretariat meliputi:
Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat, yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian dan penyimpanan.
Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun secara ekstern (Humas)
Menyelenggarakan kepanitiaan rapat
Menyelengarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan
Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang pelaksanaan tugas pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan tugas pokok organisasi,

Posisi sekretaris dalam organisasi

Peran dan tanggung jawab ‘STI” (Strategis – Teknis – Pendukung)
Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan :
1. Peran Strategis, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan peformen organisasi melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar
2. Peran teknis, peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. (dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris akan semakin intensif)
3. Peran pendukung, Peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan aoutgoing)

Kualifikasi Skretaris Organisasi
1. Pengetahuan
a. Mempunyai pengetahuan yang luas
b. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan
tugas pokok organisasi
c. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang
tugasnya
d. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan
peralatan perkantoran
e. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa
Indonesia dan bahasa asing

2. Keterampilan
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing
d. Manpu menggunakan teknologi perkantoran

3. Kepribadian
a. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik
b. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi
c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran,
keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tang.jawab
Hubungan Kesekretariatan dengan Kepemimpinan
Kepemimpinan (Kegiatan Substantif)
Kesekretariatan/ SIM
(Kegiatan Administratif)
Pembuatan
Keputusan
kesekretariatan